¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos personales?

El responsable del tratamiento de todos los datos recogidos durante todo el proceso llevado a cabo desde la solicitud de admisión en el Colegio Mayor hasta su resolución por alta o, en su caso desistimiento o denegación de la solicitud aceptaciones cualesquiera que sean las causas es la Fundación Universidad Francisco de Vitoria (“UFV”).

Los datos de contacto de la UFV son los siguientes:

Dirección postal: Ctra. M-515 Pozuelo-Majadahonda Km. 1.800, 28223 Pozuelo de Alarcón, Madrid.

Dirección electrónica: dpd@ufv.es.

Teléfono: 917091400.

 

¿Cómo se puede contactar con la Oficina del Delegado de Protección de Datos de la UFV?

Enviando una comunicación a la siguiente dirección electrónica de contacto dpd@ufv.es

 

¿Cuál es el origen o procedencia de los datos personales objeto de tratamiento?

Los datos personales objeto de tratamiento son comunicados a la UFV:

Por un lado, directamente por las personas interesadas que inician el proceso de admisión y alta en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria mediante la cumplimentación del formulario de Solicitud de Admisión en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria, el cuestionario de motivación ante la vida universitaria y colegial, realizan la entrevista personal, completan todas las fases del proceso, cumplimentan el Formulario de Solicitud de Alta al Colegio Mayor Francisco de Vitoria.

Además, determinados datos de terceras personas de contacto son obtenidos y tratados por la UFV previa comunicación a dicha universidad por la persona interesada en cualquier momento del proceso de admisión y alta en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria cuando completa los formularios antedichos o comunica los datos a través de otros medios (por ejemplo, datos de su padre, madre o tutor o personas de contacto). En estos casos, la persona que proporciona datos de terceros queda advertida de que, con carácter previo a dicha comunicación, asume su obligación de informar a las terceras personas de contacto de la comunicación de sus datos a UFV, así como del tratamiento de sus datos personales de acuerdo con la presente política de privacidad accesible en https://www.ufv.es/politica-de-privacidad-colegiomayor/

En adelante todas identificadas cuando nos refiramos a ellas conjuntamente como “Personas Interesadas”.

 

¿Es necesario facilitar los datos personales?

La solicitud y alta en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria es un proceso que se inicia voluntariamente por las personas que se interesan en este Colegio Mayor por tanto, la comunicación de los datos al Colegio Mayor Francisco de Vitoria se realiza bajo su consentimiento.

No obstante, en el momento en que la persona interesada completa el proceso de admisión satisfactoriamente, para su alta debe completar el formulario de Solicitud de Alta así como aceptar las tarifas y normas de convivencia siendo en este momento la comunicación de datos personales un requisito legal y contractual, necesario para para completar el proceso y contratar la plaza en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria, quedando la persona interesada obligada a facilitar los datos personales que en el propio formulario de Solicitud de Alta se señalan como obligatorios. De otra forma, no se puede completar el proceso de alta en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria.

 

¿Qué datos personales son objeto de tratamiento?

Los datos personales que son objeto de tratamiento son los siguientes:

Durante el proceso de admisión y siempre que concurran las bases legítimas de tratamiento, son objeto de tratamiento los siguientes datos personales: todos los datos recogidos a través del formulario de solicitud de admisión en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria identificativos y de contacto, académicos (titulación o carrera en la que ha sido admitido en la UFV y curso que estudiará en el año académico), cuestionario de motivación ante la vida universitaria y colegial (datos académicos, hábitos, aficiones, actitudes, expectativas), la entrevista (incluyendo información sobre sus estudios y otros aspectos que la persona interesada decida compartir voluntariamente como convicciones personales, creencias o información sobre su salud así como cualquier declaración realizada por la persona interesada, las observaciones del entrevistador y resultado de la entrevista) todas las comunicaciones intercambiadas, documentación aportada por la persona interesada (como certificados, foto y cualquier otra documentación), cualquier otra comunicación de datos que se lleve a cabo por la persona interesada y el resultado de proceso de admisión con el alta o no, en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria.

Durante el proceso de alta y siempre que concurran las bases legítimas de tratamiento, son objeto de tratamiento los siguientes datos personales: datos identificativos y de contacto, datos académicos (titulación o carrera en la que ha sido admitida la persona interesada y curso que estudiará en el año académico), datos económicos para el pago del Colegio Mayor (tarifas, preferencia de pago y cuenta corriente para la domiciliación), preferencia de habitación (individual o individual adaptada para personas con movilidad reducida), datos de salud (alergias conocidas, intolerancias alimentarias, tratamientos médicos crónicos o medicación relevante), datos de la persona de contacto para emergencias, y datos derivados del desarrollo del programa formativo del Colegio Mayor.

Asimismo, y en caso en que así se haya autorizado también son objeto de tratamiento los datos recogidos durante el proceso de admisión anteriormente mencionados.

Igualmente, formarán parte del tratamiento los datos que se deriven de la ejecución de la relación contractual, así como de la aplicación y cumplimiento de las condiciones contractuales de convivencia en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria y del desarrollo del programa formativo.

 

¿A qué categorías de Personas Interesadas se refiere el tratamiento de los datos personales?

Los datos personales que trata la UFV pertenecen tanto a distintas categorías de Personas Interesadas:

• Las personas solicitantes de plaza en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria que inician el proceso de admisión.
• Las personas que finalizan el proceso de admisión sin ser admitidas o desisten del procedimiento.
• Las personas que son admitidas y formalizan el alta en el Colegio Mayor pasando a ser colegiales.
• Las personas de contacto de quienes cualquiera de las personas antes mencionadas comunica sus datos al Colegio Mayor Francisco de Vitoria en cualquier parte del proceso, como, por ejemplo, padre, madre, tutor, responsable del pago del Colegio Mayor, y personas de contacto para emergencias.

 

¿Cuál es la legitimación y finalidades del tratamiento de los datos personales?

Durante la fase de admisión, con base jurídica en el consentimiento de la persona interesada (manifestado mediante la comunicación de sus datos y marcación expresa de las casillas correspondientes a través de los formularios de solicitud de admisión, cuestionario de motivación ante la vida universitaria y colegial, entrevista y consentimiento otorgado para el tratamiento de categorías especiales de datos conforme al artículo 9.2.a) del RGPD) los datos personales son tratados con los siguientes fines:

• Para iniciar el proceso de admisión.
• Para verificar la titulación, carrera y curso académico.
• Para llevar a cabo las comunicaciones necesarias para desarrollar dicho proceso a través del correo electrónico y número de teléfono indicados,
• Para conocer la motivación en la solicitud en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria.
• Para concertar una entrevista personal.
• Para llevar a cabo un perfil personal y educativo/académico de la persona interesada sobre la base de la información comunicada en el cuestionario de motivación ante la vida universitaria y colegial y la entrevista, relacionada con sus estudios, aptitudes, motivaciones, expectativas y otros aspectos que la persona interesada decida compartir voluntariamente bajo su consentimiento (como convicciones personales, creencias o información sobre su salud) todo ello con el fin de valorar si el proyecto formativo y de convivencia del Colegio Mayor Francisco de Vitoria es adecuado para la persona interesada, valorar su candidatura y en su caso, adoptar una decisión para continuar con el proceso de admisión o descartar la candidatura.

Asimismo, con base jurídica en el consentimiento de la persona interesada (manifestado mediante la marcación expresa de la casilla de autorización para el envío de otras alternativas de alojamiento amparadas bajo un convenio con la UFV, los datos de la persona interesada que no completa su proceso de admisión o no es admitida son tratados:

• Para enviarle información de alternativas de alojamiento de acuerdo con los convenios firmados por la UFV con terceros.

Con base jurídica en la aplicación, de medidas precontractuales a petición de la persona interesada solicitante de admisión en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria, en caso de superar dicho proceso, sus datos son tratados:

• Para enviarle toda la documentación necesaria para completar el proceso de alta, incluyendo la cumplimentación del formulario de alta.

Durante la fase de alta, con base jurídica en el consentimiento (manifestado mediante la comunicación de sus datos y marcación expresa de las casillas correspondientes a través del formulario de alta y consentimiento otorgado para el tratamiento de categorías especiales de datos conforme al artículo 9.2.a) del RGPD) los datos personales son tratados con los siguientes fines:

• Para atender la preferencia de habitación individual y/o para personas con movilidad reducida.
• Para para adaptar los menús del Colegio Mayor a las necesidades del colegial y garantizar la seguridad y el bienestar del colegial durante su estancia, así como prevenir o actuar ante emergencias sanitarias en función de sus alergias, intolerancias alimentarias y tratamientos médicos crónicos o medicación relevante que requiera.
• Para informar a su persona de contacto de emergencias y otras situaciones graves que puedan afectar a la salud, seguridad personal o convivencia del colegial, lo que incluye igualmente el tratamiento de los datos personales de la persona de contacto con dicho fin.
• Para conocer la relación entre el colegial y el titular de la cuenta corriente de domiciliación de los pagos del Colegio Mayor.

Para incorporar al expediente colegial la información y datos recogidos en el Proceso de Admisión y mantener y trabajar sobre el perfil personal y educativo de la persona interesada para el desarrollo de su programa formativo del Colegio Mayor.

Con base jurídica en el desarrollo de la relación contractual y cumplimiento de obligaciones legales, los datos del colegial son tratados para ejecutar el contrato con el Colegio Mayor Francisco de Vitoria, lo que incluye:

• Gestión administrativa, fiscal y contable.
• Envío de las notificaciones y comunicaciones relacionadas con la relación contractual.
• Envío de avisos de recibos y en su caso, reclamación de impagos, o daños producidos, lo que incluye con el mismo fin, el tratamiento de los datos de la persona titular de la cuenta corriente que se hace cargo del pago del Colegio Mayor.
• Verificación del cumplimiento de la Normativa de Convivencia del Colegio Mayor.
• Notificación de avisos y advertencias sobre eventos acaecidos en el Colegio Mayor contrarios a las normas de convivencia y aplicación, en su caso cuando corresponda, del régimen sancionador para el caso de la comisión de faltas al mismo, incluida la resolución del contrato.
• Ejercicio de acciones para la exigencia de responsabilidad contractual derivada del incumplimiento de las condiciones contractuales del Colegio Mayor incluida la Normativa de Convivencia del Colegio Mayor.
• Desarrollo del programa formativo del colegial de carácter académico y personal y envío de comunicaciones relacionadas con la vida colegial y actividades institucionales del Colegio Mayor y de la universidad, a través de correo electrónico, whatsapp y sms

Con base jurídica en la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por la UFV y su Colegio Mayor relacionados con la misión, visión y valores, así como promoción, sostenibilidad y transparencia de sus actividades:

• La imagen del colegial puede ser publicada en videos y fotos en las diferentes páginas webs de la Universidad y redes sociales de la UFV en un contexto general y accesorio a raíz de su participación y/o asistencia a las diferentes actividades de la universidad (tal como clases, conferencias y otros eventos) no siendo su imagen el objeto principal de dichas fotos y vídeos.

En estos casos, el colegial siempre puede oponerse al tratamiento de su imagen en fotos y vídeos en dicho contexto solicitándolo a través de dpd@ufv.es

No obstante, en el caso en que el colegial sea invitado, asista o participe en actuaciones específicas o institucionales como conferenciante, ponente, u otros roles similares, se le pedirá su consentimiento documentalmente si su imagen tuviera un carácter relevante y no meramente accesorio.

 

¿Quiénes son los destinatarios de los datos personales?

Con base jurídica en el cumplimiento de obligaciones legales, los datos personales de las Personas Interesadas pueden ser comunicados, cuando corresponda, a las Administraciones Públicas competentes por razón de la materia a su requerimiento, así como, por motivos de control, registro e inspección.

Además, los datos personales de las personas que, en su caso, se hagan cargo del pago del Colegio Mayor Francisco de Vitoria, serán comunicados a las entidades bancarias y financieras para el pago y/o reclamación del abono de los recibos.

En caso en que el colegial así lo haya consentido, sus datos personales derivados de emergencias y otras situaciones graves que puedan afectar a su salud, seguridad personal o convivencia del colegial, serán comunicados a la persona que haya indicado como persona de contacto.

Igualmente, los datos personales de las Personas Interesadas son puestos a disposición de terceros para la prestación de servicios por encargo del tratamiento, siguiendo en todo momento las instrucciones de la UFV y con las suficientes garantías de seguridad y confidencialidad.

Finalmente, salvo obligación legal, los datos personales de la persona interesada no son objeto de transferencias internacionales.

 

¿Durante cuánto tiempo se mantienen los datos personales?

Los datos personales serán conservados mientras se mantengan las finalidades y bases legítimas del tratamiento y durante los plazos legales para el cumplimiento de obligaciones y atención de posibles responsabilidades.

 

¿Qué derechos tienen las Personas Interesadas?

Las Personas Interesadas referidas en esta política pueden ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad y no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles.

Además, se advierte que, en particular, la persona interesada cuya imagen aparezca publicada en fotos y vídeos para las diferentes páginas webs de la Universidad y redes sociales puede oponerse a este tratamiento solicitándolo a través de dpd@ufv.es

Asimismo, las Personas Interesadas pueden retirar el consentimiento otorgado al tratamiento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada respecto de todos aquellos tratamientos autorizados y consentidos mediante marcación de las correspondientes casillas en los distintos formularios del proceso de admisión y alta en el Colegio Mayor Francisco de Vitoria.

Para el ejercicio de estos derechos las Personas Interesadas puede enviar un escrito a la UFV indicando el derecho que se ejercita a cualquiera de las siguientes direcciones:

Postal: Ctra. M-515 Pozuelo-Majadahonda Km. 1.800, 28223 Pozuelo de Alarcón, Madrid.

Electrónica: dpd@ufv.es

Además, en particular, las Personas Interesadas que reciban comunicaciones relacionadas con las actividades de la UFV a través de WhatsApp y/o correo electrónico, podrán solicitar su baja o cese de envío de estas remitiendo su petición al remitente.

Las Personas Interesadas tienen derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control Agencia Española de Protección de Datos, C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, www.aepd.es, teléfono: 900 293 183, en particular, cuando consideren que no ha sido satisfecho el ejercicio de cualquiera de sus derechos.

Con carácter previo a cualquier reclamación y de forma voluntaria, las Personas Interesadas pueden contactar con la Oficina del Delegado de Protección de Datos de la UFV en la dirección electrónica: dpd@ufv.es.

 

Actualización de esta política

La UFV se reserva la facultad de modificar esta Política unilateralmente, de forma total o parcial, con el objeto de adaptarla a novedades legislativas, criterios jurisprudenciales, buenas prácticas del sector, o cambios en el tratamiento de los datos recomendando a las personas interesadas que accedan a la política y procedan a su lectura periódicamente y en todo caso, debiendo hacerlo cada vez que proporcionen sus datos personales relacionados o en el contexto de las actividades del Colegio Mayor Francisco de Vitoria, pudiendo enviar en todo caso cualquier duda a la UFV a través de dpd@ufv.es