En la UNIVERSIDAD FRANCISCO DE VITORIA nos comprometemos a proteger la privacidad y confidencialidad de los informantes que utilizan nuestro Canal ético y de denuncias (Canal Interno de Información), cumpliendo con los requisitos establecidos por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) y otras leyes aplicables para la protección de los datos.
Esta política de privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos la información personal proporcionada a través del Canal ético y de denuncias publicado en este enlace https://whistleblowersoftware.com/secure/Canal-etico-y-de-denuncias-UFV en el marco del Sistema Interno de Información (en adelante SII) de la Universidad.
¿Quién es el responsable del tratamiento de los datos personales que se recogen a través del Canal ético y de denuncias?
La UNIVERSIDAD FRANCISCO DE VITORIA (en adelante, “UFV”).
Dirección postal de contacto: Ctra. M-515 Pozuelo-Majadahonda Km. 1,800; 28223, Pozuelo de Alarcón (Madrid).
Dirección electrónica de contacto: dpd@ufv.es
¿Cómo se puede contactar con la Oficina del Delegado de Protección de Datos de la UFV?
Se puede contactar con el delegado de protección de datos de la UFV a través de dpd@ufv.es
¿Qué tipo de información debe comunicarse a través del Canal ético y de denuncias?
Cualquier información con datos personales que la persona informante comunique a la UFV a través del Canal ético y de denuncias debe ser veraz y exacta. Por ello, la persona informante está obligada a comunicar a la UFV cualquier modificación que se produjera en los datos comunicados de acuerdo con el procedimiento establecido en el apartado relativo al ejercicio de sus derechos o el que esta considere más oportuno, inclusive a través del canal si se refiere a información ya proporcionada en una comunicación previa.
La persona informante, habida cuenta de su obligación de proporcionar datos verdaderos, exactos, y actualizados, es responsable de cualquier daño o perjuicio, directo o indirecto, que pudiera ocasionarse como consecuencia del incumplimiento de esta obligación.
¿De dónde obtiene la UFV los datos personales?
De las informaciones proporcionadas por la persona informante a través del canal y otros medios que pueda utilizar para comunicar la información, de terceros relacionados con los hechos denunciados, de otros terceros involucrados en la investigación que, en su caso, se lleve a cabo, de personas jurídicas y administraciones públicas en el caso de consulta a estas y de la propia persona denunciada.
¿Qué categoría de datos personales son objeto de tratamiento?
- Los datos obtenidos de las fuentes citadas en el apartado anterior, pueden clasificarse en las siguientes categorías de información:
- Datos de identificación personal, como nombre, teléfono y dirección de correo electrónico proporcionados voluntariamente por el informante en caso de denuncias identificadas.
- Datos de detalles de empleo en relación con el puesto de trabajo y funciones.
- Detalles relacionados con la denuncia, incluyendo la descripción del incidente, fechas, identificación de personas involucradas, departamento en el que se producen los hechos, naturaleza de los hechos y otros.
- Datos para la trazabilidad de la denuncia, como código asignado al caso y expediente.
- Datos contenidos en las evidencias o documentación e información proporcionada en testificales, documentos oficiales, diligencias de fuerzas y cuerpos de seguridad u otras administraciones públicas con competencia en la materia, así como otras informaciones y datos proporcionados en el marco de las investigaciones por terceros como, los informantes, testigos, investigadores, clientes, proveedores, aseguradoras, notarios y terceros de confianza.
- Datos resultantes de las investigaciones: amonestaciones y sanciones disciplinarias y otras medidas adoptadas frente a las personas responsables de incumplimientos.
El tratamiento de las categorías especiales de datos personales (datos biométricos, raza, orientación sexual, etc.), solo podrá realizarse por razones de un interés público esencial, suprimiéndose dichos datos de forma inmediata del SII, en el resto de los casos.
¿Con qué fines se tratan los datos personales obtenidos a través del Canal ético y de denuncias y cuál es la base jurídica de tratamiento?
Con base jurídica en el cumplimiento de obligaciones legales y cuando corresponda, en el interés público, la UFV trata los datos personales e informaciones obtenidas en el marco del SII, para llevar a cabo la evaluación inicial de la comunicación recibida, su admisión o inadmisión y en su caso, inicio del proceso de investigación y ejecución de todas las fases del proceso de investigación de la comunicación recibida (comunicación, recepción, comprobación de la veracidad, investigación, entrevistas, obtención de evidencias, informe y resolución) todo lo cual, en detalle, supone:
- Canalizar y facilitar la formulación de las comunicaciones e informaciones que se reciban.
- Crear el expediente correspondiente.
- Recibir, admitir o inadmitir, investigar y resolver las comunicaciones recibidas.
- Recoger y tratar las evidencias, como, sin carácter limitativo, confesiones, testificales y documentales.
- Informar al informante, en su caso, del estado de una solicitud o expediente.
- Comunicar al órgano correspondiente de UFV la propuesta de resolución del expediente.
- Imponer las medidas sancionadoras que en su caso corresponda.
- Adoptar las medidas de protección de las personas informantes.
- Garantizar los derechos de las personas interesadas, informantes, afectadas y terceros.
- Comunicar sus datos a autoridades públicas, reguladores u órganos gubernamentales en aquellos supuestos en que es necesario hacerlo por obligación legal o en el cumplimiento de obligaciones internas regulatorias de la UFV.
¿A quiénes comunicará los datos personales la UFV?
La UFV comunicará, cuando sea preciso, los datos personales del informante y de las personas con relación a quienes se ha recogido información durante las investigaciones, a los siguientes terceros:
Administraciones públicas competentes por razón de la materia, reguladores, de control, judiciales, Ministerio Fiscal y Fuerzas y Cuerpos de Seguridad en aquellos supuestos en que la comunicación es obligatoria en cumplimiento de la normativa legal o en el cumplimiento de obligaciones regulatorias internas de la UFV.
El tratamiento de los datos por personas distintas al RSII y/o el Gestor externo del CII, incluida su comunicación a terceros, está permitido cuando resulte necesario para adoptar medidas correctoras en la UFV o para la tramitación de los correspondientes procedimientos sancionadores o penales.
Asimismo, terceros encargados del tratamiento tendrán acceso y tratarán los datos personales para la prestación de servicios al amparo de un contrato de encargo de tratamiento. En este caso se encuentra el despacho de abogados Ontier España, S.L., (Gestor Externo del Canal ético y de denuncias).
¿Hay transferencias internacionales de los datos?
No, salvo obligación legal.
¿Durante qué plazo almacenaremos sus datos?
Los datos objeto de tratamiento a través del Canal ético y de denuncias, solo se conservan en el durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
Asimismo, cuando en la tramitación de la investigación se obtengan datos personales, incluidos los de categorías especiales, que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de los hechos, serán inmediatamente suprimidos del SII, sin que se proceda a su registro ni tratamiento.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión de los datos, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
Las comunicaciones a las que no se haya dado curso se conservarán de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en la normativa vigente.
Aquellas que si hayan sido investigadas se tratarán durante el tiempo que duren las investigaciones y el procedimiento de gestión de estas (finalidad para los que fueron recogidos) y, finalizadas estas, así como el procedimiento de gestión, los datos quedarán bloqueados con el único objetivo de realizar la formulación y defensa de reclamaciones y la oportuna cesión a requerimiento de las autoridades, únicamente durante el tiempo establecido legalmente.
¿Se toman decisiones automatizadas o se elaboran perfiles?
No. La UFV no elaborará perfiles ni adoptará decisiones automatizadas con base en el tratamiento de los datos personales.
¿Qué derechos tienen las personas informantes, así como las denunciadas y cualquier otra sobre quien se recojan y traten datos personales en las investigaciones y el procedimiento de gestión?
Las personas interesadas tienen derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición, portabilidad y derecho a no ser objeto de una decisión basada exclusivamente en el tratamiento automatizado de datos personales.
El ejercicio podrá llevarse a cabo mediante el envío a la UFV de una solicitud indicando el derecho que ejercita a cualquiera de las siguientes direcciones:
Dirección postal de contacto: Ctra. M-515 Pozuelo-Majadahonda Km. 1,800; 28223, Pozuelo de Alarcón (Madrid).
Dirección electrónica de contacto: dpd@ufv.es
La UFV podrá solicitar un documento de identidad si necesita verificar la identidad de la persona que ejercita el derecho y no puede llevar a cabo esta identificación por otros medios.
Además, la persona interesada tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control, Agencia Española de Protección de Datos, (AEPD) así como solicitar ante dicho organismo la tutela de sus derechos, a través de del sitio web www.agpd.es, y/o en la siguiente dirección C/ Jorge Juan, 6. 28001 – Madrid y en el teléfono de contacto 912 663 517. Con carácter previo, la persona interesada puede contactar con el delegado de protección de datos de la UFV a través de dpd@ufv.es
¿Puede ser modificada esta política de privacidad?
Si. La UFV puede modificar total o parcialmente esta Política de Privacidad si así lo requiere la legislación aplicable o si se producen cambios en la gestión de las informaciones.
Cualquier pregunta o inquietud sobre nuestra política de privacidad o el manejo de la información personal a través del Canal ético y de denuncias de la UFV puede comunicarse a la UFV a través de: dpd@ufv.es
Esta política de privacidad es efectiva desde la puesta en funcionamiento del Canal ético y de denuncias de la UFV y se aplica a todas las informaciones obtenidas a través de este, así como a las informaciones obtenidas y derivadas de la investigación de cada denuncia, hasta su finalización.
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