Para que a una herramienta de este tipo podamos denominarla como un Programa de Gestión Bibliográfica (PGB) debe realizar una serie de funciones básicas:
- Todos ellos deben permitir la entrada de referencias después de realizar búsquedas en bases de datos e Internet en general, así como crear referencias manualmente.
- Estarán implementados para que siempre se puedan crear carpetas o colecciones y organizar los documentos.
- Otra de las funcionalidades esenciales de un PGB es la publicación de las referencias en diferentes estilos.
- Son una estimable ayuda para citar en el texto mientras se escribe un documento, intercalando las citas, generando notas a pie de página y después la bibliografía final.
Los PGB, además deben permitir:
Recopilar
Recopilan información y la añaden a la base de datos de forma automática mediante captura individuales o múltiples a partir de un mecanismo de lectura de los metadatos; a partir del DOI, ISBN o de manera manual rellenando los múltiples campos necesarios para poder referenciar bien los recursos bibliográficos.
Organizar
Una vez que hemos añadido los recursos a la biblioteca es importante organizarlos para poder encontrarlos en el futuro ya sea mediante carpetas o grupos.
Citar
Utilizado para la redacción de artículos e investigaciones ya que permite citar recursos bibliográficos dentro del texto, también crear referencias bibliográficas y bibliografías de manera casi automática al integrarse con los procesadores de texto.
Colaborar
Permite tener la biblioteca en un servidor remoto y, disponiendo de una cuenta de usuario, ofrecer ciertas funciones sociales tales como compartir colecciones (pueden ser públicas o restringidas a un grupo de usuarios. Se pueden crear grupos de colaboración y compartir colecciones.
